Datenschutz

Datenschutzvereinbarung

1 INHALTSVERZEICHNIS
2 PRÄAMBEL
3 GEGENSTAND UND DAUER DES AUFTRAGS
4 KONKRETISIERUNG DES AUFTRAGSINHALTS
5 TECHNISCH-ORGANISATORISCHE MAßNAHMEN
6 BERICHTIGUNG, SPERRUNG UND LÖSCHUNG VON DATEN
7 DATENTRANSPORT
8 KONTROLLEN UND SONSTIGE PFLICHTEN DES AUFTRAGNEHMERS
9 UNTERAUFTRAGSVERHÄLTNISSE
10 KONTROLLRECHTE DES AUFTRAGGEBERS
11 MITTEILUNG BEI VERSTÖßEN DES AUFTRAGNEHMERS
12 WEISUNGSBEFUGNIS DES AUFTRAGGEBERS
13 LÖSCHUNG VON DATEN UND RÜCKGABE VON DATENTRÄGERN
14 RECHTSKONFORMITÄT DER GELIEFERTEN DATEN
15 SONSTIGES, ALLGEMEINES

(Auftraggeber)

und

Anders & Gehler (Auftragnehmer)
Postservice Direktmarketing Center GmbH
Fichtenstr. 45
40233 Düsseldorf

2 Präambel

Dieser Vertrag konkretisiert die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen der Ver-tragsparteien, die sich aus der in den jeweiligen Einzelauftragserteilungen beschriebenen Auftragsdatenverarbeitung ergeben. Sie findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, bei denen Mitarbeiter des Auftragnehmers mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers in Berührung kommen können.

3 Gegenstand und Dauer des Auftrags

Gegenstand des Auftrags

Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus der jeweiligen Einzelbeaufragung (im
Folgenden Leistungsvereinbarung).

Dauer des Auftrags

Der Auftrag wird zur einmaligen Ausführung erteilt. Abweichende Fristen sind aus der
Leistungsvereinbarung ersichtlich.

4 Konkretisierung des Auftragsinhalts

Umfang, Art und Zweck der vorgesehenen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten

Umfang, Art und Zweck der Erhebung, Verarbeitung und / oder Nutzung personen-bezogener Daten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber sind konkret be-schrieben in der jeweiligen Leistungsvereinbarung

Die Verarbeitung und Nutzung der Daten findet ausschließlich im Gebiet der Bundes-republik Deutschland, in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auf-traggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der §§ 4b, 4c BDSG erfüllt sind.

Art der Daten

Die Art der verwendeten personenbezogenen Daten ist in der jeweiligen Leistungs-vereinbarung konkret beschrieben unter dem Punkt Datenschutz.

Kreis der Betroffenen

Der Kreis der durch den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten im Rahmen dieses Auftrags Betroffenen ist in der jeweiligen Leistungsvereinbarung konkret be-schrieben unter dem Punkt Datenschutz.

5 Technisch-organisatorische Maßnahmen

Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe darge-legten technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren. Der Auftragnehmer hat auf Anforderung die Angaben nach § 4g Abs. 2 Satz 1 BDSG dem Auftraggeber zur Verfügung zu stellen.

6 Berichtigung, Sperrung und Löschung von Daten

Der Auftragnehmer hat i.S. des BDSG nur nach Weisung des Auftraggebers die Da-ten, die im Auftrag verarbeitet werden, zu berichtigen, zu löschen oder zu sperren. Soweit ein Betroffener sich unmittelbar an den Auftragnehmer zwecks Berichtigung oder Löschung seiner Daten wenden sollte, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

7 Datentransport

Der Austausch der Daten kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen:

1. per verschlüsselter Mail an zuvor mit dem Auftragnehmer abgestimmte
Personen. Die Art der Verschlüsselung hat den gültigen Standards der
IT-Sicherheit für Verschlüsselungsalgorithmen zu entsprechen,

2. per verschlüsselten Datenträgern, die an zuvor mit dem Auftragnehmer


abgestimmte Personen verschickt werden (persönliche Adressierung). Die Art der Verschlüsselung hat den gültigen Standards der IT-Sicherheit für Verschlüsselungsalgorithmen zu entsprechen,

3. per Upload der Adressdaten über die Dialogplattform mit einer 128 Bit SSL Verschlüsselung,

4. per Upload der Adressdaten über ein Upload-Formular mit einer 128 Bit
SSL Verschlüsselung.

Die Art des Transports wird in der jeweiligen Leistungsvereinbarung unter dem Punkt
Adressen konkretisiert.

Der Auftraggeber ist im Rahmen dieses Vertrags für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgesetze, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe an den Auftragnehmer sowie für die Rechtmäßigkeit der Daten-verarbeitung allein verantwortlich.

8 Kontrollen und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags nach § 11 Abs. 4 BDSG folgende Pflichten: Schriftliche Bestellung – soweit gesetzlich vorgeschrieben – eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß §§ 4f, 4g BDSG ausüben kann. Dessen Kontaktdaten werden dem Auftraggeber zum Zweck der direkten Kontaktaufnahme mitgeteilt. Die Wahrung des Datengeheimnis-ses entsprechend § 5 BDSG. Alle Personen, die auftragsgemäß auf personenbezoge-ne Daten des Auftraggebers zugreifen können, müssen auf das Datengeheimnis ver-pflichtet und über die sich aus diesem Auftrag ergebenden besonderen Daten-schutzpflichten sowie die bestehende Weisungs- bzw. Zweckbindung belehrt wer-den. Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag notwendigen techni-schen und organisatorischen Maßnahmen entsprechend § 9 BDSG und Anlage. Die Einbindung von Heimarbeitsplätzen in die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung per-sonenbezogener Daten ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers zulässig.
Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und
Maßnahmen der Aufsichtsbehörde nach § 38 BDSG. Dies gilt auch, soweit eine
zuständige Behörde nach §§ 43, 44 BDSG beim Auftragnehmer ermittelt.

• Die Durchführung der Auftragskontrolle mittels regelmäßiger Prüfungen durch den Auftragnehmer im Hinblick auf die Vertragsausführung bzw. -erfüllung, insbesondere Einhaltung und ggf. notwendige Anpassung von Regelungen und Maßnahmen zur Durchführung des Auftrags.
• Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maß-nahmen gegenüber dem Auftraggeber. Hierzu kann der Auftragnehmer auch aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren) oder eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz) vor-legen.

9 Unterauftragsverhältnisse

Soweit bei der Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten des Auftrag-gebers Unterauftragnehmer einbezogen werden sollen, wird dies genehmigt, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:

• Die Einschaltung von Unterauftragnehmern ist grundsätzlich nur mit schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers gestattet. Ohne schriftliche Zustimmung kann der Auftragnehmer zur Vertragsdurchführung unter Wahrung seiner unter Punkt 5 erläuterten Pflicht zur Auftragskontrolle konzernangehörige Unternehmen sowie im Einzelfall andere Unterauftragnehmer mit der gesetzlich gebotenen Sorgfalt einsetzen, wenn er dies dem Auftraggeber vor Beginn der Verarbeitung oder Nutzung mitteilt.
• Der Auftragnehmer hat die vertraglichen Vereinbarungen mit dem / den
  Unterauftragnehmer/n so zu gestalten, dass sie den Datenschutzbestimmun-gen im Vertragsverhältnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ent-sprechen.
• Bei der Unterbeauftragung sind dem Auftraggeber Kontroll- und Überprüfungsrechte entsprechend dieser Vereinbarung und des § 11 BDSG i.V.m. Nr. 6 der Anlage zu § 9 BDSG beim Unterauftragnehmer einzuräumen. Dies umfasst auch das Recht des Auftraggebers, vom Auftragnehmer auf schriftliche Anforderung Auskunft über den wesentlichen Vertragsinhalt und die Umsetzung der Datenschutzrelevanten Verpflichtungen im Unterauftragsverhältnis,
  erforderlichenfalls durch Einsicht in die relevanten Vertragsunterlagen, zu erhalten.

Nicht als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleis-tungen zu verstehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als Nebenleistung zur Unter-stützung bei der Auftragsdurchführung in Anspruch nimmt. Dazu zählen z.B. Tele-kommunikationsleistungen, Wartung und Benutzerservice, Reinigungskräfte, Prüfer oder die Entsorgung von Datenträgern. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Schutzes und der Sicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei fremd vergebenen Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen zu treffen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

Vereinbarung § 11 BDSG ADV AN Dialogmarketing.doc
Version: 2.0 vom 24.02.2010
Seite: 6 von 9

10 Kontrollrechte des Auftraggebers

Der Auftraggeber hat das Recht, die in Nr. 6 der Anlage zu § 9 BDSG vorgesehene Auftragskontrolle im Benehmen mit dem Auftragnehmer durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhal-tung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforde-rung die zur Wahrung seiner Verpflichtung zur Auftragskontrolle erforderlichen Aus-künfte zu geben und die entsprechenden Nachweise verfügbar zu machen.

Im Hinblick auf die Kontrollverpflichtungen des Auftraggebers nach § 11 Abs. 2 Satz 4 BDSG vor Beginn der Datenverarbeitung und während der Laufzeit des Auftrags stellt

der Auftragnehmer sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der ge-troffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen überzeugen kann. Hierzu weist der Auftragnehmer dem Auftraggeber auf Anfrage die Umsetzung der techni-schen und organisatorischen Maßnahmen gemäß § 9 BDSG und der Anlage nach. Dabei kann der Nachweis der Umsetzung solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, auch durch Vorlage eines aktuellen Testats, von Berich-ten oder Berichtsauszügen unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitäts-auditoren) oder einer geeigneten Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Daten-schutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz) erbracht werden.

11 Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer erstattet in allen Fällen dem Auftraggeber eine Meldung, wenn durch ihn oder die bei ihm beschäftigten Personen Verstöße gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten des Auftraggebers oder gegen die im Auftrag getroffenen Festlegungen vorgefallen sind.

Es ist bekannt, dass nach § 42a BDSG Informationspflichten im Falle des Abhanden-kommens oder der unrechtmäßigen Übermittlung oder Kenntniserlangung von per-sonenbezogenen Daten bestehen können. Deshalb sind solche Vorfälle ohne Anse-hen der Verursachung unverzüglich dem Auftraggeber mitzuteilen. Dies gilt auch bei schwerwiegenden Störungen des Betriebsablaufs, bei Verdacht auf sonstige Verlet-zungen gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten oder anderen Unregelmäßigkeiten beim Umgang mit personenbezogenen Daten des Auftragge-bers. Der Auftragnehmer hat im Benehmen mit dem Auftraggeber angemessene Maßnahmen zur Sicherung der Daten sowie zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen für Betroffene zu ergreifen. Soweit den Auftraggeber Pflichten nach § 42a BDSG treffen, hat der Auftragnehmer ihn hierbei zu unterstützen.

12 Weisungsbefugnis des Auftraggebers

Der Umgang mit den Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der getroffenen Ver-einbarungen und nach Weisung des Auftraggebers (vgl. § 11 Abs. 3 Satz 1 BDSG). Der Auftraggeber behält sich im Rahmen der in dieser Vereinbarung getroffenen Auftragsbeschreibung ein umfassendes Weisungsrecht über Art, Umfang und Verfah-ren der Datenverarbeitung vor, das er durch Einzelweisungen konkretisieren kann. Änderungen des Verarbeitungsgegenstandes und Verfahrensänderungen sind ge-meinsam abzustimmen und zu dokumentieren. Auskünfte an Dritte oder den Be-troffenen darf der Auftragnehmer nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung durch den Auftraggeber erteilen.

Mündliche Weisungen wird der Auftraggeber unverzüglich schriftlich oder per E-Mail (in Textform) bestätigen. Der Auftragnehmer verwendet die Daten für keine anderen Zwecke und ist insbesondere nicht berechtigt, sie an Dritte weiterzugeben. Kopien und Duplikate werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausge-nommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäß

ßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhal-tung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich entsprechend § 11 Abs. 3 Satz 2 BDSG zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen datenschutzrechtliche Vorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchfüh-rung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Verant-wortlichen beim Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

13 Löschung von Daten und Rückgabe von Datenträgern

Nach Abschluss der vertraglichen Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den
Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung (i.d.R. 8 – 12
Wochen) – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangte Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zu-sammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.

Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Daten-verarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

14 Rechtskonformität der gelieferten Daten

Der Auftraggeber sichert dem Auftragnehmer zu, dass im Fall der Lieferung von Daten zum Zwecke der Kontaktaufnahme per E-Mail, Mobilfunk, Microsite, online oder Telefon das Einverständnis des jeweiligen Kunden nach dem UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) vorliegt.

Im Fall der Lieferung von Daten zum Zwecke der postalischen Zusendung von Wer-bung liegt weiterhin die Zulässigkeit bzw. Einwilligung des jeweiligen Kunden vor.

Kunden, die einer Kontaktaufnahme zu den beiden vorstehenden Absätzen wider-sprochen haben, wurden bereits durch die Auftraggeberin herausgefiltert.

15 Sonstiges, Allgemeines

Änderungen und Ergänzungen dieser Anlage und aller ihrer Bestandteile einschließ-lich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers bedürfen einer schriftlichen Verein-barung und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf die-ses Formerfordernis.

Es gilt deutsches Recht.